Vade-mecum: compte PIC

Le PIC (participant identification code) est le numéro attribué à un dossier en ligne qui centralise toutes les informations utiles à la Commission européenne sur le candidat aux fonds européens ("AMIF", "COSME", "Droits, Egalité et Citoyenneté", "Europe pour les Citoyens", "H2020", "ISF-Police" et autres). La création de ce code permettra par la suite d’obtenir des formulaires de candidature où toute une série d’informations sera automatiquement fournie.


Une commune ou un CPAS ne peut avoir qu’un seul compte PIC. Cependant, plusieurs personnes de la commune peuvent avoir accès au compte sur le « portail des participants ». Chacune de ces personnes doit avoir un « EU login » qui est un compte individuel (cf. vade-mecum EU login).
Attention, le critère pour obtenir un PIC est d’avoir une personnalité juridique, donc les entités liées à une commune mais ayant une personnalité juridique distincte doivent avoir leur propre PIC.


1. Créer un compte PIC

1.1. Aller à la page https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/portal/screen/how-to-participate/participant-register
1.2. Cliquer sur Register your Organisation et s’identifier avec le compte EU-login (supra)
1.3. Cliquer sur Next
1.4. Dans l’onglet Identification, remplir au minimum les champs obligatoires (identifiés par un *). Points d’attention :
a. Pour le CPAS, dans le champ Registration number, introduire son numéro d’enregistrement à la Banque-Carrefour des entreprises
b. VAT number est le numéro de TVA
1.5. Cliquez sur Next
1.6. Une liste d’entités juridiques pourrait s’afficher à l’écran :
a. si l’une des entrées correspond à la commune/ au CPAS, ne pas chercher à créer un deuxième PIC ; cliquer sur use this PIC puis sur contact organisation pour écrire à la personne qui peut vous donner accès au PIC
b. si aucune des entrées ne correspond à la commune/ au CPAS, il faut cocher la case None of… en bas de la page et cliquer sur Next
1.7. Dans l’onglet Organisation remplir au minimum les champs obligatoires. Points d’attention :
a. Dans le champ Legal status, cocher dans l’ordre a legal person – public body – non-profit (certains programmes européens sont accessibles exclusivement à ces entités)
b. Dans le champ Legal form, choisir UNKNOWN (à défaut d’une catégorie public entity)
c. Choisir le français ou le néerlandais comme Official language

1.8. Après avoir introduit les informations concernant l’adresse officielle (Legal address) cliquer sur Next
1.9. Dans l’onglet suivant, Contact person est la personne qui enregistre la commune/ le CPAS et qui sera « point de contact » pour la Commission européenne au début. Une partie des coordonnées (email, prénom et nom) sont remplies automatiquement. Après avoir rempli au minimum les champs obligatoires, cliquer sur Next
1.10. Dans l’onglet Summary, vérifier que toutes les informations soient correctes et cliquer sur Submit
1.11. L’écran suivant vous donne votre PIC ; vous recevrez également ce code par email à l’adresse indiquée dans le formulaire.


2. Donner accès au compte PIC à d’autres personnes

Attention : on peut donner accès au compte PIC seulement aux personnes qui ont un EU-login (supra).

2.1. Effectuer le Login à la page https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/portal/screen/how-to-participate/participant-register
2.2. Dans le menu à gauche cliquer sur My Organisation (ce menu se trouvera à droite si vous utilisez un petit écran, cf. image ci-dessous)

2.3. Dans la ligne correspondant à votre organisation, cliquer sur Actions (cf. image ci-dessous)
2.4. Il faut distinguer deux cas de figure...
i. Si votre organisation est DECLARED (p.ex. elle vient d’être enregistrée sur le Portail) la personne qui a créé le compte ou qui a accès à ce dernier suit cette procédure :
a. cliquer sur Manage Roles
b. dans le formulaire cliquer sur Add Roles puis choisir le rôle Self Registrant
c. introduire les coordonnées de la personne qui a besoin d’accéder au compte


ii. Si votre organisation est VALIDATED (en cas de sélection dans le cadre d’un appel à projets) c’est le LEAR ou l’administrateur de compte (infra) qui suit cette procédure :
a. Après les étapes 2.1 à 2.3 (supra) cliquer sur View Roles
b. dans l’écran suivant cliquer sur Edit Organisation Roles puis sur Add Roles
c. dans le formulaire choisir le rôle nécessaire à la personne qui demande un accès p.ex. choisir :
o Account Administrator si cette personne a besoin de modifier des informations ou télécharger des documents sur le compte [N.B. seulement le LEAR (infra) peut nommer un administrateur de compte]
o Legal signatory si cette personne doit signer des documents ayant valeur légale (un administrateur de compte peut la nommer aussi)
d. remplir le formulaire avec les coordonnées de la personne qui a besoin de l’accès au PIC et cliquer sur OK


3. Finaliser la création de votre compte

Pour finaliser la création de votre compte :

3.1. Après avoir effectué les étapes 2.1 à 2.3 (supra) cliquer sur Modify Organisation
3.2. Dans le menu à gauche sélectionner Programme specific information et remplir le formulaire comme dans l’exemple qui suit

3.3. Une fois vos modifications terminées, n’oubliez pas de cliquer sur Submit changes
3.4. Ensuite cliquer sur Documents (menu à gauche), Add Document et soumettre la fiche d’identité légale (Public Law Body, téléchargeable ici en FR/ NL) en sélectionnant FEL Form public entity dans le champ Document type. Cette fiche est à compléter directement sur la version PDF, à imprimer, à signer, à scanner, à enregistrer puis à soumettre (Upload) sur le portail des participants


4. Le LEAR

Une fois le projet déposé et sélectionné, la Commission européenne vous demandera d’identifier un représentant de votre structure (LEAR - Legal Entity Authorised Representative). Il/ elle sera chargé(e) de gérer les informations légales et financières de l’organisation et de décider par la suite quelles personnes seront habilitées à signer des engagements financiers. Ce LEAR peut être toute personne dans la commune ou le CPAS qui puisse exercer cette compétence avec une certaine pérennité. Le LEAR peut ne pas être le « responsable légal » sur le plan juridique, mais ce dernier devra signer le document de nomination. Le LEAR doit avoir son propre EU Login (supra).
Il est parfois tentant que le LEAR soit le coordinateur du premier projet européen, mais cela peut poser problème par la suite pour lancer un autre projet européen donc cela est vivement déconseillé.
Des communes/ CPAS peuvent choisir de nommer par exemple le point de contact du GT Europe sur la base d’une décision du Collège.
Une fois désigné, le LEAR définira ensuite qui sont les personnes qui ont accès au compte et avec quels droits (supra).

Pour plus d’information, veuillez consulter cette page de la Commission européenne et/ ou contactez Brulocalis.



« Retour

Auteur(s)

Davide LANZILLOTTI
Dernière modification
24-12-2019
Conditions générales | RSS | Liens utiles