« Les centres publics d’action sociale sont chargés du contrôle interne de leurs activités. » (article 107 de la LO). Le chapitre VIII bis de la loi organique des CPAS prévoit en effet l’obligation légale pour tout CPAS bruxellois de mettre en place et d’organiser strictement un contrôle interne en son sein. La présente fiche pratique a pour objet d’en dessiner les contours, de déterminer les responsabilités des acteurs du CPAS en la matière et de prévoir le contenu et d’éclairer sur ce que la loi détermine comme un « ensemble de mesures et de procédures conçues pour assurer une sécurité raisonnable » de l’institution.
EN BREF
« Les centres publics d’action sociale sont chargés du contrôle interne de leurs activités. » (article 107 de la LO). Le chapitre VIII bis de la loi organique des CPAS prévoit en effet l’obligation légale pour tout CPAS bruxellois de mettre en place et d’organiser strictement un contrôle interne en son sein.
La présente fiche pratique a pour objet d’en dessiner les contours, de déterminer les responsabilités des acteurs du CPAS en la matière et de prévoir le contenu et d’éclairer sur ce que la loi détermine comme un « ensemble de mesures et de procédures conçues pour assurer une sécurité raisonnable » de l’institution.
BASE LÉGALE
- Loi du 8 juillet 1976 organique des CPAS (ci-après LO) ;
- En particulier, le chapitre VIIIbisde la loi organique ;
- Spécifiquement les articles 107 à 107 quater;
- Ordonnance du 14 mars 2019 modifiant la loi du 08.07.1976 organique des centres publics d’action sociale (M.B. du 23 avril 2019).
EXPLICATIONS
1. Définitions générales
Le contrôle interne au sein des CPAS est un processus intégré et transversal, touchant tous les membres du personnel, destiné à traiter les événements potentiels pouvant constituer des risques, en vue de fournir une assurance raisonnable quant à l'atteinte et la réalisation des objectifs.
Le système de contrôle interne est donc mis en œuvre par l'ensemble des intervenants et vise les objectifs suivants, tels que repris à l’article 107 de la loi organique des CPAS :
1° la réalisation des objectifs (donc la maîtrise des risques) ;
2° le respect de la législation et des procédures ;
3° la disponibilité de données financières et d'informations de gestion fiables ;
4° l'utilisation efficiente et économique des ressources ;
5° la protection des actifs ;
6° la prévention des fraudes et des erreurs.
2.Organisation
L’article 107bis de la LO stipule que « §1er le système de contrôle interne détermine la façon dont le contrôle interne est organisé, y compris les mesures et procédures de contrôle à prendre, et la désignation des membres du personnel responsables, ainsi que les obligations de rapport des membres du personnel concernés par le système de contrôle interne.
§2 Le système de contrôle interne répond au moins au principe de la séparation des fonctions du secrétaire général et du directeur financier et est compatible avec la continuité du fonctionnement des différents services. »
En vertu de l’article 107ter de la LO, le Conseil de l’action sociale détermine le cadre général du système de contrôle interne.
Ensuite, dans un délai ne pouvant être inférieur à quatre mois, le bureau permanent et le secrétaire général établissent le système de contrôle interne sur base du cadre général établi et le portent à la connaissance des membres du Comité de direction pour avis avant d’être transmis au Conseil de l’action sociale qui peut le refuser, l’amender ou l’adopter définitivement.
Enfin, si le secrétaire général et le bureau permanent sont en défaut de proposer un système de contrôle interne dans les délais fixés à l’article 107ter, le conseil de l’action sociale peut passer outre et l’adopter d’office. Les modifications au système de contrôle interne sont adoptées selon la même procédure. Cependant, le conseil de l’action sociale peut raccourcir les délais visés dans ce même article.
3. Contenu
Le système de contrôle interne adopté au sein du CPAS devrait comprendre a minima de :
• Désigner les fonctions responsables de l’implémentation du système de contrôle interne ;
• Définir de manière claire des responsabilités, des ressources et des compétences adéquates ;
• S’appuyer sur des procédures et des mesures (des outils et des pratiques appropriées) de contrôle à prendre, à évaluer et à développer ;
• Mettre en œuvre une méthode de communication pertinente, fiable, dont l’information permet à chacun d’exercer ses actions et responsabilités en matière de contrôle interne ;
• Développer et utiliser un système visant à recenser et analyser les principaux risques identifiables au regard des objectifs de l’administration et à s’assurer de l’existence de procédures de gestion de ces risques ;
• Mener des activités de contrôle proportionnées aux enjeux propres à chaque processus et conçues pour réduire les risques susceptibles d’affecter la réalisation des objectifs de l’administration.
• Assurer une surveillance de manière permanente du système de contrôle interne ainsi qu’examiner régulièrement son fonctionnement. Cette surveillance, qui peut utilement s’appuyer sur la fonction d’audit interne lorsqu’elle existe, peut conduire à l’adaptation du dispositif de contrôle interne, faute de quoi, une auto-évaluation du système de contrôle interne est prévue tous les deux ans.
Le système de contrôle interne touche l’ensemble des départements et des services du CPAS, ainsi que leurs activités, processus ou projets à tous les niveaux.
L’administration prend par la même l’engagement, sous la responsabilité du Conseil de l’action sociale et du Bureau permanent, de déployer toutes les mesures et procédures pour rendre ce système efficient de manière permanente.
Elle s’engage également à communiquer clairement et régulièrement sur les orientations prises et les objectifs poursuivis en matière de contrôle interne.
Par cet engagement, l’administration reconnaît qu’elle met en place un dispositif d’amélioration continue de la maîtrise de son activité.
Pour réaliser ces engagements en matière de contrôle interne, le CPAS se munit d’un référent contrôle interne qui est placé sous l’autorité du Secrétaire général.
Le champ d’intervention du référent contrôle interne couvre l’ensemble des départements et services du CPAS, de ses activités ou projets et ce à tous les niveaux hiérarchiques. Ses missions sont fixées par le Secrétaire général, en concertation avec le comité de direction. Pour mener celles-ci à bien, il devrait bénéficier d’un accès illimité à tous documents, informations et procédures nécessaires pour l’accomplissement de sa mission. Il peut s’entretenir avec tout membre du personnel, quels que soient son grade ou sa fonction. Il peut également organiser toute réunion utile à la réalisation de ses missions. Il faut souligner que le système de contrôle interne ne peut fournir une garantie absolue quant à la réalisation des objectifs de l’administration. En effet, tout système de contrôle interne présente des limites qui lui sont inhérentes tels que l’exercice de la faculté de jugement, une mauvaise communication ou un dysfonctionnement en raison d’une erreur, par exemple. C’est donc l’engagement collectif dans la mise en œuvre des mesures et des procédures proposées qui permettra d’atteindre la garantie raisonnable de réaliser nos objectifs et d’aboutir au succès de notre démarche de contrôle interne.
En toute hypothèse, le système de contrôle interne doit rester un processus dynamique consistant à établir un ensemble de procédures écrites et mettre en place une série de mesures de maîtrise relatives à toutes les activités de l'administration.
4. Responsabilités – Confidentialité – évaluation
Le contrôle interne concerne l’ensemble de l’entité, les responsabilités des différents acteurs du contrôle interne sont établies dans le tableau récapitulatif en annexe .
Toute mission du référent de contrôle interne dans un service donne lieu à l'élaboration d'une note de mission et un rapport . La note de mission a pour but de définir les objectifs de la mission et le périmètre d’intervention du référent.
Ce document a vocation à être le compte-rendu des actions mises en place, en ce sens, il est rédigé de manière claire, objective et constructive.
Il répond à l’obligation de traçabilité des actions en exposant l'objet de la mission et son étendue.
De même, il doit énumérer les constats faits par le référent et les recommandations.
Les documents et rapports sont établis à l’attention du Secrétaire général dans le cadre de la mission de contrôle interne et sont confidentiels.
Le référent garantit la confidentialité de la mission qu’il conduit en toute objectivité et impartialité. Cela étant, en fonction du degré de confidentialité, le Secrétaire général peut décider de transmettre tout ou partie des rapports au comité de direction et au comité de pilotage, afin de permettre à ces instances de réaliser leurs missions.
La mise en œuvre du système de contrôle interne est évaluée à intervalle régulier (par ex, tous les deux ans) et fait l’objet d’un rapport écrit adressé au Conseil de l’action sociale et au Bureau Permanent.
Le rapport doit faire état, notamment, de la mise en œuvre du plan d’action du contrôle interne, des résultats obtenus, des éventuels obstacles rencontrés et subsistants, ainsi que des recommandations pour l’amélioration du système de contrôle interne. Le référent contrôle interne sera en charge de la réalisation du rapport qui sera transmis au Secrétaire général. Il sera également soumis au comité de direction pour avis.