Capaciteitsopbouw bij het gemeentebestuur van Schaarbeek in de zoektocht en het beheer van Europese en internationale financiering

In het kort

  • Gemeente, gebied: Schaarbeek
  • Onderwerp: Europese subsidies en partnerschappen
  • Doel, aard van het project:
    • Professionaliseren van de administratie op het stuk van begeleiding, zoeken en beheren van Europese subsidies en projecten (er zijn heel wat mogelijkheden, maar de procedures zijn vooral ingewikkeld);
    • Extra middelen zoeken en garanderen waarmee overheidsbeleid uitgebouwd en innovatieve projecten georganiseerd kunnen worden die inspelen op lokale problemen;
    • Diensten de mogelijkheid geven om hun capaciteiten te ontwikkelen (bv. via uitwisselingsprojecten voor best practices);
    • Het bevorderen van innovatie in lokale overheidspraktijken, in een tamelijk gespannen en complexe sociaaleconomische context;
    • De vooruitzichten en mogelijkheden voor de uitwerking van gemeentelijke projecten verbreden;
    • Deze projecten uitbreiden naar de schaal van het Gewest en naar de internationale schaal, door meer cross-functionaliteit te hebben binnen de administratie en de banden met de gewestelijke administraties aan te halen.
  • Omvang van het project: gemeentebestuur (ondersteuning van de hele administratie)
  • Rechtstreekse en onrechtstreekse begunstigde(n) van het project, profiel:
    • Het gemeentepersoneel (voornamelijk personeel dat aan projectbeheer doet, in het bijzonder ruimtelijk beheer, bijv. degenen die verantwoordelijk zijn voor duurzame ontwikkeling, buurtregeneratie, integratie van migranten).
    • Door de ontwikkeling van projectmanagementvaardigheden en de implementatie van innovatieve projecten zijn ook de burgers de rechtstreekse begunstigden van deze goede praktijken.
  • Budget: Het budget kan schommelen naargelang de behoeften en ambities van het gemeentebestuur. Voor Schaarbeek is in het budget voorzien: het loon van een deskundige in het opzetten van Europese projecten met 5 jaar ervaring, een diagnose van het terrein voor het bepalen van een strategie voor de deelneming aan Europese projecten (eenmalig 50.000 euro), inschrijving in Europese netwerken waar partnerschappen kunnen worden aangegaan (dit hangt af van de prioriteiten en behoeften van de gemeente), verplaatsingen (5.500 euro per jaar, voor de projectleider en het personeel dat deelneemt aan de dynamiek), catering (1.000 per jaar), vertalingen, enz.
  • Eventuele subsidie(s): de functie kan gedeeltelijk worden gefinancierd door een of meer Europese subsidies die mettertijd zijn verkregen.
  • Personeelsmiddelen: één voltijdequivalent (VTE) die zich volledig bezighoudt met de “Europese en internationale programma's” (we raden af om iemand te nemen met meerdere petjes) + toezicht door de hiërarchie voor strategische en operationele opvolging.
  • Aansturing: gemeentelijke dienst Subsidies en partnerships.
  • Partner(s) en andere stakeholder(s): andere gemeentediensten (hun steun/samenwerking is cruciaal), de Europese netwerken waar de gemeente in zit (bv. Energy Cities, Polis en ICLEI), het Brussels netwerk (Brussel Mobiliteit, Leefmilieu Brussel, Brussels international, Brulocalis…).
  • Bestreken periode: opgestart in mei 2019.

Proces

Stappen

  • Het maken van een grondige analyse waarbij alle relevante problemen op zowel lokaal als Europees niveau in kaart gebracht worden;
  • Een 'register' opstellen met de projecten die in aanmerking komen voor EU-financiering;
  • Formuleren van bevindingen en aanbevelingen;
  • Ontwikkeling van een complementaire en gelijktijdig uit te voeren strategie rond 4 hoofdlijnen, te weten:
    • Informatie en sensibilisering (informeren van de verschillende diensten, het Algemeen bestuur en het college over Europese ontwikkelingen binnen de administratie en de mogelijkheden en eisen van Europese projecten);
    • Ontwikkeling van specifieke competenties in Europese projecten, met daarbij een opleidingscomponent;
    • Strategische informatievergaring (volgen van financieringsmogelijkheden en ontwikkelingen in Europees beleid);
    • Externe zichtbaarheid van de dienst (zorgen voor effectieve communicatie, zowel intern als extern) en ontwikkeling van het nationale en internationale netwerk van de gemeente.

Doorslaggevende succesfactoren 

  • Steun van de hiërarchie: steun van de administratieve en politieke instanties. Daarbij hoort ook een specifiek budget om de taken van de dienst te kunnen uitvoeren;
  • Een nieuwe werkcultuur invoeren, vanuit een gedeelde visie en een reeks tussenstappen (te beginnen met kleine financieringsmogelijkheden);
  • Draagvlak binnen de diensten: ervoor zorgen dat de Europese financieringsmogelijkheden voldoen aan de behoeften en taken van de betrokken diensten, en hun voortdurende draagvlak toetsen;
  • Ontwikkeling van een tool om opportuniteiten te kunnen bekijken;
  • Validatie in het college: systematisch naar het college gaan voor het valideren van de aanpak volgens een duidelijk gedefinieerde projectontwikkelingsstrategie;
  • Netwerken: geleidelijke opbouw van het Europese netwerk van de gemeente.

Valkuilen

  • Te snel willen gaan: zorg dat je niet te snel gaat terwijl het werkproces niet verbetert;
  • Onvoldoende steun van andere diensten: het is belangrijk om de steun van alle betrokken diensten te hebben. Daarbij moeten de rollen en taken van bij de uitwerking en indiening van de aanvraag duidelijk omschreven zijn (voor elke financieringsmogelijkheid gaat er een nota naar het college);
  • Cofinanciering van het loon van de mensen die aan Europese projecten werken kan een valkuil zijn, maar misschien ook een opportuniteit, want zo kunnen de lonen uit eigen middelen worden betaald (het cofinancieringsgedeelte wordt gedekt door de eigen middelen van de gemeente en de gemeente moet zorgvuldig de aanwijzingen van de Europese programma's volgen om haar bijdrage te rechtvaardigen);
  • Passieve netwerken: vermijd afhankelijk te zijn van netwerken die niet veel concrete samenwerkingsmogelijkheden bieden of die niet intern worden opgevolgd (door tijdsgebrek en/of interesse).

Beperkingen

  • Compatibele procedures: de gemeentelijke en Europese procedures moeten op elkaar afgestemd zijn, vooral budgettair;
  • Kennis van het gemeentelijk raderwerk: diepgaande kennis van het gemeentelijk raderwerk om te zorgen dat er afstemming is met Europese regels en procedures;
  • Eisen van de financier: de eisen van de Europese geldschieters (en ook van de gewestelijke geldschieters, die duidelijk meer en meer de eisen van de Europese procedures beginnen te volgen) worden steeds strenger (invloed van de EU op de nationale praktijken op het gebied van subsidiebeheer en -controle, en dus ligt het voor de hand dat het gemeentebestuur geprofessionaliseerd moet worden);
  • Investeringen door de gemeente: Europese subsidies financieren zelden infrastructuur (EFRO is een uitzondering);
  • Personele middelen: er is ten minste één VTE nodig die volledig op het project zit.

Inzet

  • Een gemeentebestuur positioneren in een federale en Europese context met meerdere niveaus;
  • Multifactoriële zaken zoals stedelijke ontwikkeling, waarvoor Europese subsidies voorhanden zijn voor initiatieven zoals energiegemeenschappen of positieve energiewijken (die niet door het gewest/federaal niveau worden gefinancierd);
  • Multidisciplinaire teams: ontwikkeling van multidisciplinaire projecten waarbij elk lid specifieke vaardigheden en expertise inbrengt;
  • Groeicapaciteit: Europese projecten helpen om lokale problemen aan te pakken die steeds complexer worden en waarvoor lokale diensten niet altijd voldoende zijn toegerust om adequaat te reageren.

Resulta(a)t(en) en impact

De dienst is een succes voor zover er een duidelijke strategie is ingevoerd die regelmatig wordt geëvalueerd. Er zijn ook steeds meer functionarissen die zich abonneren op de nieuwsbrief van de dienst en een opleiding volgen of bespreking bijwonen. Sinds de oprichting van de dienst zijn ongeveer twintig aanvragen ingediend en is het aantal geselecteerde projecten toegenomen. De Europese projecten kennen binnen de administratie nu een opwaartse spiraal en Schaarbeek krijgt meer Europese zichtbaarheid.

Effecten: meer deskundigheid bij het personeel (groeicapaciteit), verrijking van de gemeentelijke praktijken (innovatie), positieve impact op het grondgebied en op de bevolking.

Duurzaam karakter van de praktijk: zolang er steun is van de hiërarchie en er voldoende financiële middelen zijn, zal de dienst zo lang mogelijk deel uitmaken van het administratieve leven van de gemeente.

Meer info

Building your funding strategy - a participatory approach to territorial diagnostics and opportunity mapping | Portico (urban-initiative.eu)

Contactperso(o)n(en) voor meer info

Documents