“De openbare centra voor maatschappelijk welzijn staan in voor de interne controle op hun activiteiten” (artikel 107 van de OW). Hoofdstuk VIIIbis van de organieke wet betreffende de OCMW’s voorziet namelijk in de wettelijke verplichting voor elk Brussels OCMW om in zijn midden interne controle strikt te organiseren. Het doel van deze fiche is om de grote lijnen van deze interne controle te schetsen, om de verantwoordelijkheden van de actoren in het OCMW op dit gebied vast te leggen en om toe te lichten en inhoudelijk te bepalen wat de wet vastlegt als een “geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen”.

IN HET KORT

“De openbare centra voor maatschappelijk welzijn staan in voor de interne controle op hun activiteiten” (artikel 107 van de OW). Hoofdstuk VIIIbis van de organieke wet betreffende de OCMW’s voorziet namelijk in de wettelijke verplichting voor elk Brussels OCMW om in zijn midden interne controle strikt te organiseren.

Het doel van deze fiche is om de grote lijnen van deze interne controle te schetsen, om de verantwoordelijkheden van de actoren in het OCMW op dit gebied vast te leggen en om toe te lichten en inhoudelijk te bepalen wat de wet vastlegt als een “geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen”.

WETTELIJKE BASIS

  • Organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de OCMW’s (hierna ‘OW’);
  • In het bijzonder hoofdstuk VIIIbis van de organieke wet;
  • Meer bepaald de artikelen 107 tot 107quater;
  • Ordonnantie van 14 maart 2019 tot wijziging van de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn (B.S. van 23 april 2019).

TOELICHTING

1 / Algemene definities

De interne controle binnen de OCMW’s is een geïntegreerd en transversaal proces dat op alle personeelsleden betrekking heeft en dat als doel heeft om mogelijke gebeurtenissen met potentiële risico’s te beheren, zodat redelijke zekerheid verschaft kan worden over het verwezenlijken van de doelstellingen.

Het interne controlesysteem wordt dus door alle betrokken partijen uitgevoerd en streeft de doelen na die opgenomen zijn in artikel 107 van de OW, namelijk:

1° het bereiken van doelstellingen (dus risicobeheer);

2° het naleven van wetten en procedures;

3° de beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersinformatie;

4° het efficiënte en economische gebruik van middelen;

5° de bescherming van de activa;

6° het voorkomen van fraude.

2 / Organisatie

Artikel 107bis van de OW bepaalt het volgende: Ҥ 1. Het interne controlesysteem bepaalt op welke wijze de interne controle wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen en procedures en de aanwijzing van de personeelsleden die ervoor verantwoordelijk zijn, alsook de rapporteringsverplichtingen van de personeelsleden die bij het interne controlesysteem betrokken zijn.

§ 2. Het interne controlesysteem beantwoordt minstens aan het principe van de scheiding van de functies van de secretaris-generaal en de financieel directeur en is verenigbaar met de continuïteit van de werking van de verschillende diensten.”

Overeenkomstig artikel 107ter van de OW bepaalt de raad voor maatschappelijk welzijn het algemeen kader van het interne controlesysteem.

Vervolgens stellen het vast bureau en de secretaris-generaal binnen een termijn die niet minder dan vier maanden mag zijn het interne controlesysteem op basis van het algemeen kader op en leggen zij dit ter advies voor aan de leden van het directiecomité. Daarna maken zij het interne controlesysteem over aan de raad voor maatschappelijk welzijn, die het kan weigeren, wijzigen of definitief kan aannemen.

Als de secretaris-generaal en het vast bureau het ten slotte nalaten om een intern controlesysteem voor te leggen binnen de in artikel 107ter bepaalde termijnen, kan de raad voor maatschappelijk welzijn hieraan voorbijgaan en het ambtshalve aannemen. Wijzigingen aan het interne controlesysteem worden volgens dezelfde procedure aangenomen. De raad voor maatschappelijk welzijn kan de termijnen zoals bedoeld in artikel 107ter echter inkorten.

3 / Inhoud

Het interne controlesysteem dat in het OCMW aangenomen wordt, omvat minstens het volgende:

  • de personeelsleden aanwijzen die verantwoordelijk zijn voor de implementatie van het interne controlesysteem;
  • de verantwoordelijkheden, middelen en adequate bevoegdheden duidelijk vastleggen;
  • zich baseren op de controleprocedures en -maatregelen (geschikte instrumenten en praktijken) die genomen, geëvalueerd en ontwikkeld moeten worden;
  • een relevante en betrouwbare communicatiemethode toepassen, zodat alle betrokken personeelsleden hun acties en verantwoordelijkheden op het vlak van interne controle kunnen uitoefenen op basis van de verstrekte informatie;
  • een systeem ontwikkelen en in gebruik nemen om de voornaamste identificeerbare risico’s in kaart te brengen en te analyseren in het licht van de doelstellingen van de administratie en om zich te vergewissen van het bestaan van procedures voor het beheer van die risico’s;
  • controleactiviteiten uitvoeren die in verhouding staan tot de specifieke uitdagingen van elk proces en die bedoeld zijn om de risico’s met een mogelijke impact op het bereiken van de doelstellingen van de administratie te beperken;
  • zorgen voor een permanente bewaking van het interne controlesysteem en de werking ervan regelmatig onderzoeken. Deze bewaking – die gebaseerd kan zijn op de functie van interne audit als die bestaat – kan leiden tot de aanpassing van het interne controlesysteem. Zo niet, wordt om de twee jaar een zelfevaluatie van het interne controlesysteem voorzien.

Het interne controlesysteem geldt voor alle afdelingen en diensten van het OCMW, alsook voor hun activiteiten, processen of projecten op alle niveaus.

Onder de verantwoordelijkheid van de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau verbindt de administratie zich ertoe alle maatregelen en procedures in te voeren om dit systeem permanent efficiënt te maken.

Ze verbindt zich er ook toe om helder en regelmatig te communiceren over de richtsnoeren en doelstellingen op het vlak van interne controle.

Met deze verbintenis erkent de administratie dat zij een systeem invoert om de beheersing van haar werking voortdurend te verbeteren.

Om deze verbintenissen op het vlak van interne controle na te komen, heeft het OCMW zich versterkt met een referentiepersoon voor interne controle, die onder het gezag van de secretaris-generaal staat.

Het interventiegebied van de referentiepersoon voor interne controle dekt alle afdelingen en diensten van het OCMW, zijn activiteiten of projecten, en dit op alle hiërarchische niveaus. De opdrachten van deze referentiepersoon worden vastgelegd door de secretaris-generaal in overleg met het directiecomité. Om deze opdrachten tot een goed einde te brengen, krijgt de referentiepersoon onbeperkt toegang tot alle documenten, informatie en procedures die nodig zijn voor de uitvoering van de opdrachten. De referentiepersoon kan gesprekken aangaan met alle personeelsleden, ongeacht hun graad of functie. De referentiepersoon kan ook alle vergaderingen organiseren die hij of zij nuttig acht voor de uitvoering van de opdrachten. Hierbij dient benadrukt te worden dat het interne controlesysteem geen absolute garantie kan bieden dat de doelstellingen van de administratie gerealiseerd worden. Elk intern controlesysteem heeft immers inherente limieten, zoals de uitoefening van het oordeelsvermogen, een slechte communicatie of een slechte werking wegens een fout bijvoorbeeld. Het is dus het collectieve engagement bij de uitvoering van de voorgestelde maatregelen en procedures dat het mogelijk zal maken om een redelijke garantie te bieden met betrekking tot het realiseren van de doelstellingen van de administratie en om de aanpak op het vlak van interne controle tot een goed einde te brengen.

In ieder geval is het interne controlesysteem een dynamisch proces dat erin bestaat om een geheel van schriftelijke procedures vast te leggen en een reeks controlemaatregelen in te voeren die betrekking hebben op alle activiteiten van de administratie.

4 / Verantwoordelijkheden – vertrouwelijkheid – evaluatie

De interne controle heeft betrekking op de hele entiteit en de verantwoordelijkheden van de verschillende actoren van de interne controle zijn vastgelegd in het bijgevoegde overzicht.

Voor elke opdracht van de referentiepersoon voor interne controle in een dienst wordt een opdrachtnota en een verslag opgemaakt. In de opdrachtnota worden de doelstellingen van de opdracht en het interventiegebied van de referentiepersoon vastgelegd.

Dit document is bedoeld als rapport van de geïmplementeerde acties en wordt in dat opzicht helder, objectief en constructief opgesteld.

Het beantwoordt aan de traceerbaarheidsplicht van de acties door het doel en de reikwijdte van de opdracht uiteen te zetten. 

Verder staan de vaststellingen van de referentiepersoon en de aanbevelingen erin vermeld. 

De documenten en verslagen worden opgemaakt ter attentie van de secretaris-generaal in het kader van de opdracht voor interne controle en zijn vertrouwelijk. 

De referentiepersoon garandeert de vertrouwelijkheid van de opdracht die hij of zij in alle objectiviteit en onpartijdigheid uitvoert. Afhankelijk van de graad van vertrouwelijkheid kan de secretaris-generaal beslissen om verslagen geheel of gedeeltelijk over te maken aan het directiecomité en het stuurcomité, zodat deze instanties hun opdrachten kunnen uitvoeren.

De uitvoering van het interne controlesysteem wordt regelmatig (bijvoorbeeld om de twee jaar) geëvalueerd en maakt het voorwerp uit van een schriftelijk rapport, dat gericht wordt aan de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau.

In dat rapport wordt met name verslag uitgebracht over de uitvoering van het actieplan voor interne controle, de behaalde resultaten, eventuele obstakels die vastgesteld werden en nog altijd bestaan, evenals aanbevelingen voor de verbetering van het interne controlesysteem. De referentiepersoon voor interne controle staat in voor het opmaken van het rapport, dat overgemaakt wordt aan de secretaris-generaal. Het wordt ook ter advies voorgelegd aan het directiecomité.

BEKIJK DE FICHE