Brulocalis et ses associations soeurs, l'UVCW et la VVSG, ont travaillé avec Privanot, asbl crée pour travailler avec les notaires sur les questions de RGPD, à des modèles de demandes pour structurer les demande de documents contenant des données à caractère personnel.

"Chers Notaires,
Chers membres de collectivités locales (villes et communes),

Dans le cadre de vos activités et missions respectives, vous pouvez être amenés à vous transmettre mutuellement de nombreux documents contenant des données à caractère personnel. Il peut s’agir, par exemple, de copies d'actes notariés ou sous seing privé ou d’informations relatives à ces actes dont une collectivité locale aurait besoin pour l’enrôlement d’une taxe (taxe sur les immeubles inoccupés ou délabrés, taxe sur les secondes résidences,…) et son recouvrement. Il peut également s’agir d’actes d’état civil ou de population (composition de ménage, acte de mariage, transcription de divorce,…) nécessaires au notaire dans le cadre de la gestion d’un dossier de succession dont il est chargé.

Si ces transferts de données à caractère personnel reposent généralement sur une obligation légale ou une mission d’intérêt public, ils ne peuvent pour autant être effectués sans limite au regard des dispositions du Règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des données à caractère personnel (ci-après, « RGPD ») et de l’article 23 de la loi Ventôse.

La présente note a pour vocation de vous rappeler les règles de base à respecter, en vertu de ces réglementations, en cas de transfert de données entre collectivités locales et notaires.

Légitimité – pas de transfert de données provenant de sources authentiques ou officielles

Les collectivités locales et les notaires disposent, en principe, de tous les accès nécessaires aux sources authentiques fédérales et régionales – tels que le Registre National, les bases de données du SPF Finances,… – pour obtenir les informations dont ils ont besoin dans le cadre des missions qui leur incombent respectivement. Ainsi, notamment, les notaires peuvent accéder directement au Registre National sur base d’autorisations délivrées par l’ancien Comité sectoriel du Registre national ou par le SPF Intérieur (cf. annexe). Ils sont également autorisés à accéder au cadastre dans le cadre de leur mission d’officier public.

Ces bases de données visent à promouvoir l’utilisation de données identiques offrant un niveau de qualité, de sécurité et de fiabilité par et pour les autorités publiques. Partant, pour obtenir des données à caractère personnel provenant de telles sources, les collectivités locales et les notaires se doivent d’interroger lesdites bases de données officielles. S’ils s’interrogent mutuellement pour obtenir plus rapidement l’information, le transfert sera considéré comme illégitime au regard du RGPD.

Licéité – nécessité de mentionner la base de licéité justifiant la demande de transfert

Si la demande de transfert de données à caractère personnel provient d’une collectivité locale et qu’elle concerne un acte notarié – ou une de ses annexes –, le notaire ne pourra y répondre favorablement, conformément à l’article 23 de la loi de Ventôse, que dans deux cas de figure :

  •  Soit la collectivité locale est « une personne intéressée en nom direct, héritier ou ayant droit » par ledit acte ;
  •  Soit une disposition légale prescrit ou permet au notaire de donner connaissance de l’acte à la collectivité.


En dehors de ces hypothèses, le notaire ne sera pas autorisé à transmettre copie d’un acte notarié à la collectivité locale.

Dans les autres cas , le transfert de données à caractère personnel ne sera considéré comme licite, au regard du RGPD, que si, et dans la mesure où, il répond à l’une des hypothèses prévues à l’article 6.1 dudit règlement, en l’espèce :

- une obligation légale qui impose/autorise (à) l’un des protagonistes de(à) transmettre des données à l’autre ;

Ainsi, par exemple, les notaires sont autorisés à demander aux collectivités locales les actes d’état civil de citoyens en vertu de l’article 78 du Code civil.

- l’exécution d’une mission d’intérêt public dont ils sont respectivement investis et qui nécessite la communication de données provenant d’une collectivité locale (par exemple, dans le cadre de la rédaction d’un acte d’hérédité, un notaire peut devoir consulter le Registre de la Population) /d’un notaire.

Finalité – les données transmises doivent être collectées pour des finalités déterminées et explicites et ne pas être traitées ultérieurement d’une manière incompatible avec ces finalités

La partie requérante est tenue de motiver sa demande de communication de données à caractère personnel en précisant notamment la finalité poursuivie à travers cette communication, c’est-à-dire l’objectif principal de l’utilisation des données. Les données transmises pourront uniquement être traitées par la requérante dans le cadre de cette finalité. En aucun cas, elle ne pourra réutiliser les données récoltées pour une finalité incompatible avec cette finalité initiale.

Sécurité – les modalités de transfert des données doivent être sécurisées

En tant que responsable du traitement, chacune des parties est tenue de veiller à l’intégrité et à la confidentialité des données à caractère personnel transmises en adoptant des mesures techniques et organisationnelles appropriées. Ainsi, par exemple, les données à caractère personnel doivent être transmises par le biais d’un canal offrant toute la sécurité nécessaire pour garantir l’intégrité et la confidentialité des données."

Afin de vous assurer du respect desdits principes, nous vous recommandons de formuler, par écrit, toute demande d’information adressée entre notaire/collectivité locale, de la manière suivante :

Demande d’information provenant d’un notaire à l’égard d’une collectivité locale

[formule de politesse],

Dans le cadre de mes activités/fonctions d’officier public, je suis chargé par Monsieur/Madame [prénom] [nom] d’établir [description du type d’acte]. Afin de me permettre d’effectuer les formalités nécessaires et/ou légalement requises à l’occasion de ce dossier, je souhaiterais obtenir de votre part les informations suivantes [description]. Cette transmission est, par ailleurs, légitime dans votre chef puisque la transmission de ces informations ressort de vos missions d’intérêt public ou de vos obligations légales [description de l’obligation légale + base légale].

Les données à caractère personnel transmises seront uniquement traitées pour les finalités susvisées.

Dans ces circonstances, vous avez l’assurance que cette transmission est licite au regard du Règlement Général sur la Protection des Données.

[formule de politesse]
 

Demande d’information provenant d’une collectivité locale à l’égard d’un notaire relative à un acte notarié dont elle est « personne intéressée en nom direct, héritier ou ayant droit »

Cher Maître,

En qualité de [personne intéressée en nom direct, héritier ou ayant droit] au sens de l’article 23 de la loi de Ventôse, je souhaiterais obtenir de votre part une copie /les informations provenant de l’acte [description] que vous avez reçu/que votre prédécesseur a reçu le [date].

[formule de politesse]
 

Autre demande d’information provenant d’une collectivité locale à l’égard d’un notaire relative à un acte notarié

Cher Maître,

Dans le cadre de [description de l’obligation légale] qui nous incombe en vertu de [base légale] / dans le cadre de mes fonctions d’officier public, je souhaiterais obtenir de votre part une copie /les informations provenant de l’acte [description] que vous avez reçu/que votre prédécesseur a reçu le [date]. Cette transmission est, par ailleurs, légitime dans votre chef puisque la transmission de ces informations ressort d’une obligation légale qui vous incombe en vertu de [description de l’obligation légale].

Les données à caractère personnel transmises seront uniquement traitées pour les finalités susvisées.

Dans ces circonstances, vous avez l’assurance que cette transmission est licite au regard du Règlement Général sur la Protection des Données et de l’article 23 de la loi de Ventôse.

[formule de politesse]
 

Demande d’information provenant d’une administration locale à l’égard d’un notaire relative à un acte sous-seing privé

Cher Maître,

Dans le cadre de [description de l’obligation légale] qui nous incombe en vertu de [base légale] / dans le cadre de mes fonctions d’officier public, je souhaiterais obtenir de votre part une copie /les informations provenant de l’acte [description] que vous avez reçu/que votre prédécesseur a reçu le [date]. Cette transmission est, par ailleurs, légitime dans votre chef puisque la transmission de ces informations ressort de vos missions d’intérêt public ou de vos obligations légales [description de l’obligation légale].

Les données à caractère personnel transmises seront uniquement traitées pour les finalités susvisées.

Dans ces circonstances, vous avez l’assurance que cette transmission est licite au regard du Règlement Général sur la Protection des Données.

[formule de politesse]


L’utilisation de tels formulaires facilitera incontestablement les transferts de données à caractère personnel en permettant à chacune des parties d’apporter à son interlocuteur les éléments nécessaires afin de le rassurer quant au respect de la protection des données à caractère personnel.

Enfin, il est utile de rappeler que le RGPD prévoit de lourdes sanctions financières et pénales à charge des contrevenants.


Annexe : Liste des données auxquelles les notaires ont accès

Titre de l’autorisation ou de la réglementation Données à Caractère personnel Source authentique
Arrêté royal de 11 septembre 1986 autorisant l'accès des notaires au Registre national des personnes physiques • Nom et prénoms
• Lieu et date de naissance
• Sexe
• Nationalité
• Résidence principale
• (le lieu et la date du décès ou, en cas de déclaration d'absence, la date de la transcription de la décision déclarative d'absence)
• Etat civil
• Composition du ménage
Registre National
Délibération de l’ancien Comité sectoriel de la Sécurité sociale et de la Santé Section « Sécurité sociale » n° 09/007 du 13 janvier 2009 relative à l'accès aux registres banque-carrefour dans le chef des notaires, de leurs collaborateurs et de la Fédération Royale du Notariat belge en vue de la recherche d'informations sur les personnes physiques • NISS
• Noms et prénoms
• Résidence principale
• Lieu et date de naissance
• Etat civil
• Date de décès
• Nationalité
• Sexe
Banque Carrefour Sécurité Sociale
Délibération de l’ancien Comité sectoriel du Registre national n° 26/2007 du 12 septembre 2007 concernant la demande formulée par la Fédération Royale du Notariat belge en vue d'avoir accès à l'information "cohabitation légale"  • Cohabitation légale Registre national
Décision du SPF Intérieur n° 009/2019 du 4 avril 2019 relative à la demande émanant de la Fédération Royale du Notariat Belge pour elle-même et pour les notaires de Belgique afin d’être autorisés à accéder, dans le cadre des successions et testaments, à l’information relative à la filiation descendante en ligne directe au premier degré  • Information au sujet des descendants en ligne directe au premier degré Registre national
Décision de l’ancien Comité sectoriel pour l’Autorité Fédérale n° 09/2011 du 12 mai 2011 relative à la demande d’autorisation de communication des données du cadastre aux notaires et à leurs collaborateurs pour l’accomplissement des tâches qui relèvent de leur compétence  • Données d'identification des titulaires de droits réels (personnes physiques) sur un bien immobilier : numéro national (et le numéro bis dans une phase ultérieure), nom, prénom(s), numéro national (et le numéro bis dans une phase ultérieure), nom, prénom(s) de l’époux(se), adresse (domicile)
• Les données d'identification des titulaires de droits réels (personnes morales) sur un bien immobilier : la dénomination sociale, le numéro d'entreprise (si applicable car les sociétés étrangères n'ont pas spécialement de numéro en Belgique) et l'adresse du siège social
• Les droits réels qui grèvent le bien immobilier, leur date d'extinction et les quotités de droits réels
• L'adresse du ou des bien(s) immobilier(s) faisant l'objet de la transaction
• La référence cadastrale du bien immobilier et sa nature (maison, terrain industriel, année de construction, etc.), ainsi que sa contenance
• Les informations cadastrales et fiscales supplémentaires (dont le statut fiscal de la parcelle, les informations liées au revenu cadastral, les polders et wateringues)
• Le plan parcellaire cadastral
Cadastre